Proces sprzedaży - 10 etapów do powracającego klienta
Proces sprzedaży w firmach jest jak Yeti. Wszyscy o nim mówią. Niektórzy twierdzą, że się z nim spotkali. Niektórzy twierdzą, że go gdzieś widzieli. Są nawet tacy, którzy mówią że go mają i się z nim zaprzyjaźnili.
Ale kiedy mówię "sprawdzam", pokaż mi, jak wygląda Twój proces. Pokaż, jakie działania stosujesz na poszczególnych etapach procesu. Jakich używasz szablonów, jakie masz szkielety rozmów handlowych z klientem, jakie zasady i schematy prowadzenia follow-upów, pokaż mi avatary klientów, profile person sprzedażowych czy powiedz, dlaczego ludzie od Ciebie czy Twojej firmy kupują - wtedy zalega cisza i wpatrują się we mnie oczy mówiące "ale o co Ci chodzi"?
W poprzednim artykule opisałem, jak wygląda ścieżka zakupowa klienta. Wiedząc, co jest dla klienta ważne na każdym etapie procesu zakupowego możesz idealnie przygotować proces sprzedaży. Jeśli go nie masz, to na pewno jakoś sprzedajesz i masz wyniki.
Jeśli opracujesz i dopracujesz proces sprzedaży dla siebie lub swojej firmy to mogę Ci dać gwarancję, że w ciągu roku sprzedaż w firmie (i również marża) wzrośnie od 50 do 100% a po dwóch latach podwoi się. I co najważniejsze - będziesz mógł skalować sprzedaż dodając do działu sprzedaży (jeśli go masz) kolejne osoby bez konieczności wyłuskiwania super zdolnych specjalistów z rynku. Wszystkiego nauczą się szybko bazując na opracowanym procesie zakupowym.
Poniżej znajdziesz infografikę, opisującą w szczegółach wszystkie kroki.

W kolejnych częściach tego artykułu znajdziesz szczegółowy opis każdej fazy procesu. W tabelkach znajdziesz narzędzia i przykładowe plany działań do wprowadzenia jako powtarzalny schemat działania handlowców i całego działu.
Uprzedzam, że artykuł może być dołujący. Bo takie jest pierwsze wrażenie większości czy to handlowców, czy szefów sprzedaży kiedy zobaczą, ile jeszcze pracy przed nimi. Ale może też dać sporo siły i nadziei, bo wyniki po jego wdrożeniu wystrzelą w kosmos.
Proces sprzedaży krok1: Marketing
Ten etap sprzedaży odpowiada pierwszym dwóm etapom procesu zakupowego, czyli stanowi, kiedy klient nie jest jeszcze świadomy tego, że ma problem i potem, gdy już wie, ale nie wie jak go rozwiązać
Marketing zasięgowy
Gdzie klienta najpierw szuka jakiejkolwiek informacji? Gdzie może się o Tobie dowiedzieć, gdzie może dowiedzieć się o problemie i poznać rozwiązania? W Internecie. I tu możesz przyjąć, że klient znajdzie Cię podczas zwykłych codziennych działań, czy to przeglądając LinkedIn, Facebooka czy YT. Co ważne, na tym etapie klient nie szuka jeszcze rozwiązania problemu, bo nie jest go świadomy. A to oznacza, że wyszukiwarki nie są tu nazbyt przydatne.
Na etapie robienia zasięgów sprzedawaj tylko "na miękko" i "przy okazji"
Wstrzyknij do głowy klienta świadomość problemu. Opisz go dobrze i zainwestuj w szeroką reklamę, aby jak najwięcej osób z grupy docelowej dowiedziało się i problemie, ale nie prowadź twardej sprzedaży
Na tym etapie najważniejsza jest reklama, która przekieruje ruch na artykuł na Twojej stronie firmowej, który zaciekawi klienta i uświadomi mu, że ma problem od rozwiązania
Narzędzia i działania
Narzędzie | Rodzaj publikacji lub funkcja | Częstotliwość | Priorytet (korzyści) |
---|---|---|---|
Blog firmowy | Długi wpis opisujący problemy ogólne | 1 / 2 tygodnie | |
YouTube | 10 min. film do wpisu na blogu | 1 / 2 tygodnie | |
LinkedIn (B2B) | Reklama zasięgowa | Działanie ciągłe | |
Facebook (B2C) | Reklama zasięgowa | Działanie ciągłe | |
Plan publikacji na 90 dni | 1 / 3 miesiące | ||
Awatar klienta i Persony Zakupowe | Określenie grupy docelowej do reklamy | 1 / pół roku | |
CRM | System do śledzenia procesu sprzedaży | Działanie ciągłe |
Zwróć uwagę szczególnie na 3 ostatnie wiersze powyższej tabelki.
Opracowanie "editorial planu" pozwoli Ci przekazać go komuś do realizacji. Możesz albo wykorzystać firmę zewnętrzną, albo skorzystać z takich rozwiązań jak PromoRepublic czy SocialBee, które są warte każdych pieniędzy, bo po stworzeniu publikacji w social media można wpisać je do kalendarza tylko raz i zapomnieć o dalszej pracy, bo oba systemy będą automatycznie dokonywały publikacji według zaplanowanego kalendarza bez Twojego udziału.
Awatar klienta i persona zakupowa to jedna z najważniejszych rzeczy od samego początku. Musisz mieć dobrze zdefiniowane grupy docelowe, bo inaczej przepalisz budżet. Jeśli nie będziesz wiedzieć, komu sprzedajesz - będziesz przepalać czas swój lub Twoich ludzi, bo będą ganiali za każdym.
CRM - ma pomagać handlowcom w sprzedaży i w usprawnianiu procesu sprzedaży, ułatwiać rozliczenia, przechowywanie awatarów klientów, pozwalać prognozować i śledzić wszystkie etapy procesu sprzedaży i wyniki finansowe. I to wszystko przy minimalnej biurokracji. To CRM ma pracować dla Ciebie a nie Ty dla CRMa. Moim zdaniem jednym z najlepszych CRMów na polskim rynku jest LiveSpace. Sam go używam :)
Marketing edukacyjny i remarketing
Ponieważ klient już wie o problemie, więc Twoim zadaniem jest pokazać mu rozwiązanie i ... pokazać mu siebie (choć pierwszy kontakt już Tobą mam nadzieję miał na etapie marketingu zasięgowego.
Zadbaj o SEO
Pisz długie artykuły eksperckie (takiej jak ten), aby łatwo było je wyszukać w wyszukiwarce Google. Film na YouTube połączony z wpisem na blogu podnosi skuteczność wyszukiwania
Co robi klient?
- szuka rozwiązania w Googlach
- szuka rozwiązania w wyszukiwarce YouTube (to już niekiedy 60% wszystkich wyszukiwań)
Więc trzeba dać się klientowi odnaleźć.
Narzędzia i działania
Dotrzyj do tych, którzy zapoznali się z Twoją reklamą i są świadomi problemu z reklamą remarketignową kierującą na ekspercki artykuł o metodach rozwiązania problemu. Zbuduj listę adresową i wysyłaj do ludzi merytoryczne treści edukujące z tzw. "miękką sprzedażą" aby umówić się na pierwsze spotkania i rozmowy handlowe.
Narzędzie | Rodzaj publikacji lub funkcja | Częstotliwość | Priorytet (korzyści) |
---|---|---|---|
Blog firmowy | Długi wpis opisujący rozwiązanie szczegółowe problemów | 1 / miesiąc | |
YouTube | 10 min. film do wpisu na blogu | 1 / miesiac | |
LinkedIn (B2B) | Reklama remarketignowa | Działanie ciągłe | |
Facebook (B2C) | Reklama remarketignowa | Działanie ciągłe | |
Baza mailingowa i autoresponder | Plan maili automatycznych na 90 dni | 1 / 3 miesiące | |
Webinary eksperckie | Natychmiastowe generowanie "leadów" | 1 / 3 miesiące | |
Wystąpienia eksperckie na targach i konferencjach | Natychmiastowe generowanie "leadów" | 1 / pół roku |
Warto tutaj zwrócić uwagę, aby już na tym etapie procesu sprzedażowego budować bazę mailingową. Powszechnie uważa się, że to strata czasu i klienci będą spamowani. I faktycznie, jeśli zamierzasz wysyłać tylko wiadomości typu "kup, kup, kup, promocja" to klient uzna Cię za spamera. Jeśli będzie to merytoryczna treść ułatwiająca klientowi życie to będzie czekał na kolejne maile z niecierpliwością.
Aby to zrobić wystarczy założyć konto w najlepszym pod względem ceny do funkcjonalności systemem automatyzacji wysyłek Getresponse.
Webinary eksperckie oznaczyłem niskim priorytetem z tego powodu, że trudno znaleźć w firmie eksperta, który wie, jak takie webinary prowadzić. Jeśli jednak taką osobę masz to gwarantuję Ci, że to jest wciąż najlepsze źródło pozyskiwania klientów. Od razu po webinarze będziesz mieć od 5 do 15% liczby uczestników umówionych na pierwszą rozmowę handlową.
No ale przecież to o czym piszesz to nie jest sprzedaż tylko marketing. Tak, masz rację. Tyle tylko, że rozróżnienia sprzedaży od marketingu zniknęło praktycznie jakieś 10 lat temu. Teraz marketing to jeden z najważniejszych elementów sprzedaży. Owszem, proces sprzedaży może funkcjonować bez marketingu, jednak wtedy najczęściej występuje efekt pustego lejka i "zdejmowania gaci".
Odbierz 12 bezpłatnych prezentów powitalnych - wszystko, co oferuję bez żadnych opłat.
Sprawdź. Prawdopodobnie dostaniesz więcej niż gdzie indziej na płatnych szkoleniach :)
Proces sprzedaży krok 2: Prospecting
In-bound - pasywne pozyskiwanie klientów
Na prospecting składają się działania in-bound i out-bound. Jeśli dobrze realizujesz krok1 procesu sprzedaży to będziesz mieć sporo klientów przychodzących automatycznie gotowych do dalszych części procesu sprzedaży bez konieczności działań aktywnych. Stąd będą pochodziły "leady", które od razu wskoczą na trzeci etap procesu sprzedaży, czyli "Discovery". To jest siła marketingu i jego automatyzacji.
Out-bound - aktywne działania handlowe
Outbound to klasyczne działania handlowe, w ramach których mieszczą się zimne telefony, sekwencje zimnych maili, udział w targach i konferencjach, wszelkiej maści networkingi, wysyłka listów 3D i wiele innych metod opisanych w artykule o 20 sposobach pozyskiwania klientów.
Aby dobrze przeprowadzać klasyczne pozyskiwanie klientów należy opracować persony sprzedażowe (w odróżnieniu do avatara klienta persona odnosi się do osoby a nie firmy), opracować sekwencje mailowe generowania leadów, wskaźniki ilościowe pozyskiwania nowych kontaktów (ilość pozyskanych wizytówek, osób które przyjęły zaproszenie do grona znajomych w kanałach Social Media).
Zadbaj o ILOŚĆ
W drugim kroku procesu sprzedaży liczy się ILOŚĆ. To stanowi często przyczynę oporu, ponieważ handlowcy nie lubią być rozliczani z ilości wykonywanych telefonów bo "sprzedaż sama się obroni"
To jest ten moment, kiedy proces sprzedaży bazuje na ilości i statystykach. Im więcej kontaktów, im więcej zimnych telefonów, im więcej znajomych w sieci kontaktów - tym więcej szans sprzedażowych i więcej tzw. "prospektów", które zamienią się w "leady" i wygenerują szanse sprzedażowe.
Handlowcy bardzo nie lubię tego elementu pracy, ponieważ twierdzą, że mogą wpisywać kontakty czy działania tylko po to, żeby zgadzała się ilość, co i tak nie podniesie wartości sprzedaży. Jeśli jesteś szefem sprzedaży i słyszysz od swoich ludzi takie stwierdzenia to zastanów się nad ich edukacją lub wymianą. Sprzedaż jest policzalna - im więcej działań prospectingowych kierowanych do właściwej grupy docelowej - tym większa sprzedaż. Jeśli nie zrobisz tego Ty to znaczy, że pieniądze wydane na marketing w kroku 1 procesu sprzedaży pracują dla Twojej konkurencji.
Narzędzia i działania
Przykładowa tabela działań poniżej.
Narzędzie | Rodzaj publikacji lub funkcja | Częstotliwość | Priorytet (korzyści) |
---|---|---|---|
Persony zakupowe (i avatary klientów) | Opracowanie profili osobowych | 1 / pół roku | |
Segmentacja klientów | Podział klientów na ważność dla firmy | 1 / miesiac | |
Ilość kontaktów w sieci znajomych LI/FB | Dodanie po 10 kontaktów dziennie | Codziennie | |
Ilość rozpoczętych sekwencji mailowych i zimnych telefonów (wideo) | Pierwszy kontakt telefoniczny lub inicjacja sekwencji mailowej | 2h codziennie | |
Szablon maili w sekwencji "cold mailing" | Spójność i szybkość działań | 1 / miesiąc, bieżąca aktualizacja wg. potrzeb | |
Szkielet rozmowy "cold calling" | Spójność i szybkość działań | 1 / miesiąc, bieżąca aktualizacja wg. potrzeb | |
Uczestnictwo w targach i konferencjach | Pozyskiwanie wizytówek | 1 / pół roku | |
CRM | Rejestracja działań | Codziennie |
Jak widzisz większość działań ma najwyższy priorytet z wykrzyknikiem. Chyba nie trzeba tłumaczyć, co jest tego powodem. Nie robisz prospectingu - nie sprzedajesz.

Co jest najcięższym sprzętem na biurku handlowca? Telefon, gdy trzeba dzwonić na zimno. Taki żarcik :)
Są tu jeszcze inne "trudne" elementy budzące niechęć handlowców. To szablony i szkielety. Bo "nie będę czytał ani jechał z szablonu, bo rozmawiam naturalnie". Niestety takie tłumaczenia cechują niedoświadczonych sprzedawców. Wszyscy doświadczeni handlowcy wiedzą, jak trudno utrzymać się na właściwej ścieżce rozmowy bez skryptu i jak wielką zaletą jest CRM, który automatyzuje wysyłkę maili opartą na szablonach.
Można z nich zrezygnować, ale to oznacza dużo większy koszt pozyskania klienta i dużo większy koszt wdrożenia nowego handlowca. Nie wspominając już o tym, że brak tych standardów oznacza uzależnianie sprzedaży od indywidualnych umiejętności handlowca i jego samego, a tego żaden szef sprzedaży nie chce, prawda?
Proces sprzedaży krok 3: Discovery meeting
To bardzo prosty etap procesu sprzedaży. Wystarczy zadzwonić do klienta i przeprowadzić z nim rozmowę DYSKWALIFIKUJĄCĄ.
DYSKWALIFIKUJ jak najszybciej
Nie trać czasu na kopaczy opon - szybko eliminuj ich z procesu sprzedaży. Skupiaj się tylko na tych, którzy spełniają warunki awatarów klientów dla poszczególnych segmentów
Tak, to nie pomyłka. Na tym etapie trzeba jak najszybciej pozbyć się klienta, jeśli nie pasuje do naszego avataria klienta idealnego. Czyli z największym prawdopodobieństwem nic od nas nie kupi. Trzeba podczas takiej rozmowy sprawdzić jak najwięcej rzeczy, które spowodują, że albo porzucimy klienta albo sklasyfikujemy go do jednego z naszych segmentów (patrz krok 2).
Podczas takiej rozmowy pytamy klienta o:
- Jak wygląda obecna sytuacja klienta (przychody, koszty, klienci, prognozy branży, sytuacja finansowa). Te dane można, a nawet trzeba wyciągnąć z KRSu i umieć je zinterpretować
- Jaki klient ma budżet sprzedażowy i zakupowy na ten rok
- Jak klient widzi Twoje miejsce i Twoją firmę w planie zakupowym (spodziewane zamówienia i ich wartości)
- Jakie stosuje kryteria wyboru, co jest dla niego najważniejsze (jeśli okaże się, że tylko cena to powinno to klienta zdyskwalifikować)
- Jak wygląda proces decyzyjny klienta i jakie osoby w nim uczestniczą, co się dzieje od momentu otrzymania oferty do chwili złożenia zamówienia, czego klient oczekuje w tym czasie od dostawcy
- Jaką masz konkurencję, czyli kogo jeszcze klient zapytał i jak Twoja oferta wypada na tle konkurencji
Takie spotkanie powinno się zakończyć umówieniem się z klientem na dalszy krok, czyli przejściem do dalszego etapu procesu sprzedaży wraz z zakwalifikowaniem go do jednego z segmentów.
"No ale przecież klienci nie odpowiadają na takie pytania"? Okazuje się, że odpowiadają, ale odpowiednio trzeba zadawać pytania i poprowadzić rozmowę.
Narzędzia i działania.
Jak każdy etap - ten musi być szczególnie dobrze udokumentowany, ponieważ prowadząc rozmowę odkrywającą budujesz również portret klienta idealnego w swoim segmencie. Masz też od razu informacje o osobach decyzyjnych, co pomoże Ci budować persony sprzedażowe.
No i oczywiście CRM pełni tu kluczową rolę - tu nanosisz aktualizacje w profilu klienta, personach, wskazujesz osoby kontaktowe, opisujesz ich rolę, ustawiasz przypomnienie dalszych kroków uzgodnionych z klientem. Pozostałe rzeczy odnajdziesz w tabelce.
Narzędzie | Rodzaj publikacji lub funkcja | Częstotliwość | Priorytet (korzyści) |
---|---|---|---|
Szkielet rozmowy "Discovery meeting" | Standard przebiegu rozmowy dla wszystkich w firmie i cele do osiągnięcia | 1 / pół roku | |
Rozmowa typu "discovery" | Dyskwalifikacja klienta lub przypisanie go do segmentu | Codziennie w dniu uzyskania numeru telefonu | |
Avatar klienta | Aktualizacja profilu klienta w CRM | Po każdej rozmowie, jeśli wymaga zmiany | |
CRM | Notatka z rozmowy, kalendarz dalszych działań | Po każdej rozmowie |
Proces sprzedaży krok 4: Zapytanie ofertowe
Ten krok często przez handlowców jest traktowany jako jeden. To bardzo duży błąd, który powoduje znaczne straty na marży. Bo choć pozornie jest to jedno zapytania to faktycznie niezależnie od wielkości klienta składa się z trzech etapów
Zawsze są 3 CZĘŚCI ZAPYTANIA OFERTOWEGO
RFI, RFQ i RFP, nawet, jeśli z pozoru wygląda to inaczej i przychodzi w jednym mailu
Request For Information - zapytanie ogólne
Klient wie, że ma się rozprawić z problemem i do handlowca przychodzi pytanie "chciałbym coś z tym zrobić, proszę zaproponować rozwiązanie" lub "potrzebuję tego i tego, proszę o wycenę". Oczywiście zapytanie rejestrujemy w systemie CRM
W obu przypadkach, jeśli nie ma dokładnej specyfikacji technicznej to należy to traktować jako zapytanie ogólne. Zazwyczaj klient na tym etapie procesu sprzedaży nie wie, co chce kupić, albo ma wiedzę opartą na wiadomościach z Internetu (patrz krok 1 - marketing) i jest przekonany, że to jest najlepsze dla niego rozwiązania.
Narzędzia i działania
Co wtedy robić? Najlepiej NIE WYSYŁAĆ żadnej oferty, bo można się całkowicie przestrzelić. Trzeba złapać z najcięższy przyrząd w firmie, czyli telefon i zadzwonić do klienta aby uściślić dokładnie, co klient chce kupić i przejść do RFP. A jeśli klient nie chce rozmawiać i odpowiada typu "potrzebuję tylko ofertę, nie chcę na razie o tym rozmawiać" to prawdopodobnie nie powinien dojść do tego etapu. Ale skoro już doszedł to wysyłamy mu szablon "oferty ogólnej" z dość wysoką lub średnią ceną nie spędzając nad przygotowaniem oferty ani chwili (gotowiec z systemu CRM). Albo nie wysyłamy nic.
Narzędzie | Rodzaj publikacji lub funkcja | Częstotliwość | Priorytet (korzyści) |
---|---|---|---|
Opracowanie lub modyfikacja szablonu oferty ogólnej | Automatyczna wysyłka do klientów, którzy nie chcą rozmawiać | 1 / pół roku | |
Rozmowa uszczegóławiająca zapytanie | 1 / pół roku | ||
Prezentacja firmy i jej możliwości | Miękka sprzedaż autorytetu i wiarygodności Twojej firmy | 1 / rok | |
CRM | Notatka z rozmowy, kalendarz dalszych działań | Po każdej rozmowie |
Request for Proposal - zapytanie szczegółowe
Po uściśleniu szczegółów oferty wysyłamy ją klientowi jak najszybciej, patrząc dokładnie na dane z profilu klienta i dopasowując ofertę do persony sprzedażowej, czyli osoby decyzyjnej po stronie klienta. Oferta ląduje oczywiście w CRM jako załącznik. Utrzymujemy bezpieczny margines cenowy, bo musimy się liczyć z tym, że za chwilę otrzymamy RFQ, czyli klient będzie oczekiwał dodatkowego upustu "bo jak nie to kupię u konkurencji" (konkurencja dostaje takie samo żądanie)
Narzędzia i działania?
Tak jak w tabelce. Szczególnie potrzebny jest wzór oferty. Potrzebujemy również katalogu produktów w CRM. Jak już to mamy to wybieramy i jednym kliknięciem tworzymy ofertę na podstawie wzoru wrzucając do niej interesujące klienta produkty.
Oczywiście po wysłaniu oferty robimy follow-up i musimy znać listę wszystkich pojawiających się obiekcji klienta i listę skutecznych sposobów radzenia sobie z nimi. Ten follow-up to jest praktycznie rozmowa handlowa dokładnie taka, jak podczas wizyty u klienta. Czasem zdarza się, że taka rozmowa odbędzie się już na etapie RFI, więc warto narzędzia z poniższej tabelki mieć opanowane i przygotowane wcześniej.
Narzędzie | Rodzaj publikacji lub funkcja | Częstotliwość | Priorytet (korzyści) |
---|---|---|---|
Opracowanie lub modyfikacja szablonu oferty szczegółowej | Oszczędność czasu przy przygotowaniu i wysyłce oferty | 1 / pół roku | |
Rozmowa handlowa i przygotowanie finalnej oferty | 1 / pół roku | ||
Lista obiekcji i odpowiedzi na nie | Przygotowanie do rozwiewania wątpliwości klienta | Po każdej rozmowie handlowej | |
Lista technik zamykania sprzedaży | Umiejętność i skuteczność zamykania sprzedaży | Po każdej rozmowie handlowej | |
CRM | Notatka z rozmowy, kalendarz dalszych działań | Po każdej rozmowie |
Request for Quotation - ustalenie ceny finalnej
No i zazwyczaj klient robi dogrywkę cenową. Wybrał już rozwiązanie i jest z niego zadowolony, ale będzie próbował ugrać coś na cenie. To dlatego na etapie RFP musisz sobie zatrzymać od kilku do kilkunastu procent zapasu, by mieć tu jeszcze z czego urwać. Tutaj szczególnie konieczne są techniki zbijania obiekcji cenowych i obrony ceny. Czyli to, co możesz przeczytać w artykule "Jak Pokonywać Obiekcje Cenowe"
A teraz czas na tabelaryczne zestawienie narzędzi i działań handlowych w części RFQ procesu sprzedaży:
Narzędzie | Rodzaj publikacji lub funkcja | Częstotliwość | Priorytet (korzyści) |
---|---|---|---|
Techniki negocjacji | Znasz - zarobisz więcej | 1 / rok | |
Segmentacja klientów - katalog usług | Co możemy zaoferować dodatkowo klientowi z danego segmentu | 1 / pół roku | |
CRM | Notatka o tym, w jaki sposób sporządzono wycenę, kalendarz dalszych działań | Po każdej rozmowie |
RFI, RFP i RFQ w postaci rozmowy handlowej u klienta.
Wszystkie te 3 części często występują jako jedna, kiedy handlowiec jedzie na rozmowę handlową do siedziby klienta. Wtedy do znajomości narzędzi i działań powyższych należy dodać szkielet i umiejętność prowadzenia rozmowy handlowej dowolną metodą najlepiej dopasowaną do specyfiki branży. Opis metod prowadzenia rozmów handlowych znajdziesz w tym artykule.
Proces sprzedaży krok 5: Oferta
Masz już wszystko uzgodnione, klient zna cenę, potwierdzasz tylko ustalenie wysyłając ofertę ostateczną do klienta. Czyli finalizujesz punkt krok 4 procesu sprzedaży. To tylko formalność, jednak przygotowanie oferty i wariantów wymaga dużo czasu. dlatego dobrze jest mieć opracowane gotowe szablony ofert dla każdego klienta i podpięte pod CRM.
Proces sprzedaży krok 6: Follow-up

Dobry sprzedawca w każdej chwili wie, co robi jego klient. Follow up jest najważniejszym elementem w każdym kroku procesu sprzedaży.
Oferta wysłana i... handlowiec już w CRMie zaznaczył sprzedaż jako prawdopodobną na 99% i czeka na zamówienie, sprawdza skrzynkę po kilka razy dziennie, liczy prowizję, obgryza paznokcie, a za 3 dni przychodzi inforamacja, ze klient kupił gdzie indziej. Dlaczego? Bo ktoś inny zadzwonił do klienta po ofercie i zamknął temat.
NIGDY NIE CZEKAJ BIERNIE na zamówienie
Zawsze po wysłaniu oferty rób follow-up, czyli kontaktuj się z klientem w uzgodnionym wcześniej czasie
Narzędzia i działania.
Po pierwsze jak zawsze CRM i jego przypominanie o tym, żeby ten follow-up wykonać. A kiedy dokładnie po wysłaniu oferty? Spojrzyj do profilu klienta, tam masz opis procesu decyzyjnego i tego, co dzieje się po otrzymaniu przez niego oferty. Albo wtedy, kiedy ustaliłeś to w poprzednim kroku. Ba zawsze każdy etap zamykasz ustaleniem kolejnego kroku, pamiętasz?
Narzędzie | Rodzaj publikacji lub funkcja | Częstotliwość | Priorytet (korzyści) |
---|---|---|---|
Schemat rozmowy follow-up po wysłaniu oferty | Standaryzacja pracy zespołu | 1 / rok | |
CRM | Notatka z rozmowy, kalendarz dalszych działań | Po każdej rozmowie |
Procez zakupowy zbliża się do kluczowej fazy. Jeśli wszystko poszło dobrze to następuje kolejny krok czyli...
Proces sprzedaży krok 7: Zamówienie
Hurra, nie trzeba nic już robić. Gra muzyka, jest zamówienie, nareszcie. O nie tak prędko, kolego handlowcu. To jest przedwczesna radość i zawalenie tego etapu procesu sprzedaży może skutkować wycofaniem się klienta z zamówienia, co niejednokrotnie zdarzało mi się obserwować.
NIE ODKUPUJ zamówienia
Brak komunikacji z klientem po dokonaniu przez niego zamówienia jest częstym powodem jego wycofania
Narzędzia i działania.
Najważniejsza rzecz to upewnić klienta, że dobrze zrobił, bo w tym momencie w jego procesie zakupowym pojawia się niepewność tym silniejsza, im dłuższy czas nie dostaje żadnej informacji po złożeniu zamówienia.
Więc trzeba mu je błyskawicznie potwierdzić, potwierdzić termin dostawy, wpisać wszystko do CRMa i przekazać na produkcję lub do realizacji usług. I to wszystko powinno być zrobione nie później niż następnego dnia po otrzymaniu zamówienia.
Narzędzie | Rodzaj publikacji lub funkcja | Częstotliwość | Priorytet (korzyści) |
---|---|---|---|
Szablon potwierdzenia zamówienia z datą realizacji | Automatyzacja i przyspieszenie prac | W dniu lub 1 dzień po zamówieniu | |
Zlecenie produkcji/usługi w systemie produkcyjnym | Przekazanie zamówienia do realizacji | W dniu lub 1 dzień po zamówieniu | |
Zasady kontaktu posprzedażowego z klientem | Upewnienie klienta, że wszystko jest OK. Reagowanie na zmiany terminu dostawy | Po każdej zmianie, która zagraża lub opóźnia termin dostawy |
Proces sprzedaży krok 8: Dostawa
Ta część należy do logistyki, ale trzeba pamiętać, że to sprzedawca odpowiada za kontakty z klientem. Co prawda nie wykonuje on bezpośrednio działań, ale powinien je nadzorować, szczególnie jeśli pełni funkcję KAMa, czyli opiekuna klienta kluczowego.
Narzędzia i działania
W tym etapie procesu sprzedaży wymagane jest jedynie:
- poinformowanie klienta o terminie dostawy (logistyka)
- potwierdzenie miejsca dostawy (logistyka)
- przygotowanie dokumentów logistycznych (logistyka)
- wystawienie faktury - handlowiec
A oto ostatnie się nie martwię, choć zdarzało mi się spotykać handlowców, którzy robili wszystko doskonale, ale zapominali o wystawieniu faktury :)
Proces sprzedaży krok 9: Follow-up 2 czyli sprawdzenie poprawności dostawy
Teoretycznie sprzedaż jest zakończona. Brawo Ty. Ale... takie podejście to błąd, bo skoro klient coś kupił, dostał to o czasie i jest zadowolony, to jest skłonny do dalszych zakupów. Oczywiście niekoniecznie do złożenia od razu kolejnego zamówienia (choć czasem się zdarza). Ale przede wszystkim "kupi" od Ciebie kolejne spotkanie handlowe, informację o innych produktach czy prośbę o referencje, rekomendacje czy materiały marketingowe.
Niech dostawa do klienta stanie się NOWYM POCZĄTKIEM
Klient ma najbardziej otwarty portfel wtedy, kiedy jest zadowolony po zakończeniu procesu zakupowego. Aż żal nie skorzystać
Narzędzia i działania
Zadzwoń do klienta po dostawie i wykaż się troską o to, czy wszystko jest w jak najlepszym porządku. To budzi zaufanie. A kiedy już masz pewność, że wszystko poszło OK to wtedy wybierz to, co dla Ciebie najkorzystniejsze:
- poproś o polecenie do innych klientów z sieci kontaktów klienta
- poproś o rekomendację na piśmie lub elektroniczną (byłoby super w formie wideo)
- poproś o zgodę na przygotowania i opublikowanie "case study" czyli studium przypadku klienta i/lub o inne materiały marketingowe
- zaproponuj prezentację innych produktów firmy
- zaproponuj dodatkowe bezpłatne usługi-bonusy zgodnie z odpowiednim segmentem klienta
- zapowiedz ostatni kontakt, którym będzie analiza Win-Loss
Narzędzie | Rodzaj publikacji lub funkcja | Częstotliwość | Priorytet (korzyści) |
---|---|---|---|
Szkielet rozmowy "Follow-up 2" po zakończeniu dostawy | Zdobywanie poleceń, rekomendacji, cross-selling, rozpoczęcie nowego procesu sprzedaży | 1-2 dni po dostawie | |
CRM | Zapowiedź kontaktu w sprawie terminu analizy Win-Loss i ustawienie przypomnienia w kalendarzu | w dniu rozmowy Follow-up 2 |
Proces sprzedaży krok 10: Analiza WIN-LOSS
W terminie od 2 do 4 tygodni po ostatnim kontakcie z klientem należy wykonać analizę Win-Loss, czyli w dużym skrócie dlaczego klienci od nas kupują a dlaczego nie kupują. Oczywiście w tym kroku przeprowadzasz analizę WIN, bo wszak otrzymałeś zamówienie. Analiza LOSS, czyli powodów przegranej zazwyczaj odbywa się w kroku 6 procesu sprzedaży, ale nie chciałem wprowadzać zamieszania.
8 na 10 handlowców NIE ZNA PRZYCZYN PORAŻEK I WYGRANYCH a bazuje jedynie na swoich własnych przekonaniach
Przyznaj się przed samym sobą. Czy wiesz, jakie czynniki zadecydowały o tym, że dostałeś zamówienie? A jakie, że go nie dostałeś? Kiedy i ile takich rozmów z klientem przeprowadziłeś Ty lub ktoś w Twoim imieniu?
A po co to zapytasz? Po pierwsze, żeby wiedzieć dlaczego wygrywamy czy przegrywamy, a nie bazować tylko na własnych przekonaniach. Jest to całkiem zabawna sytuacja, kiedy w ramach szkolenia przeprowadzamy taką analizę dzwoniąc do klientów i okazuje się, że przekonania handlowców całkowicie rozmijają się z opiniami klientów. I często okazuje się, że cena nie jest głównym czynnikiem decyzyjnym.
A mając opinie klienta możesz zmodyfikować wszystkie elementy procesu sprzedaży, aby kolejny jego przebieg był skuteczniejszy.
Dodatkowo zbierzesz od klienta informacje o zachowaniach handlowców, ich poziomie merytorycznym i poczucie zaopiekowania przez klienta w całym jego procesie zakupowym. I znów nie robisz tego po to, aby wyciągać konsekwencje wobec handlowców a po to, aby doskonalić i ludzi, i cały proces sprzedaży, aby każdy jego kolejny przebieg był skuteczniejszy.
Narzędzia i działania
A z czego składa się analiza Win-Loss? W dużym uproszczeniu z zadania klientowi wielu pytań z kategorii:
- dlaczego klient podjął taką a nie inną decyzję zakupową (wygrana, przegrana, rezygnacja z zakupu)
- jak przebiegał proces decyzyjny klienta i kto w nim uczestniczył
- jak klient ocenia współpracę z handlowcem prowadzącym
- jak klient ocenia współpracę techniczną i merytoryczną
Czy Ci to coś przypomina? Spójrz na proces sprzedaży w 3 kroku. Widzisz podobieństwa? Discovery meeting w dużej części pokrywa się z analizą Win-Loss, która jest jednocześnie sprawdzeniem części procesu zakupowego klienta.
Niestety analiza Win-Loss to bardzo trudny temat, moim zdaniem trudniejszy nawet niż cały proces sprzedaży. Dlatego tez poświęcę mu cały oddzielny artykuł. Znajdziesz go tutaj (link jeszcze nie jest dostępny)
Narzędzie | Rodzaj publikacji lub funkcja | Częstotliwość | Priorytet (korzyści) |
---|---|---|---|
Dokładny schemat rozmowy i zaproszenia do rozmowy | Spójność oceny poprzez zadawanie tych samych pytań | 1 / 2 lata | |
Rozmowa analiza Win-Loss | Poznanie przyczyn dokonania zakupu lub utraty szansy, ulepszenie procesu sprzedaży | Zawsze zgodnie z kryteriami wyboru zamówień | |
Kryteria wyboru zamówień do analizy | Rozsądek. Nie ma sensu dzwonić w sprawie zamówienia za 100zł. | 1 / kwartał | |
Proces sprzedaży | Modyfikacja wszystkich elementów procesu sprzedaży wymagających aktualizacji | Po każdej rozmowie Win-Loss, która generuje potrzebę aktualizacji | |
Szkolenia, coaching i mentoring dla zespołu handlowego | Rozwój zespołu sprzedażowego - szkolenia produktowe, sprzedażowe i z kompetencji miękkich | 1 / kwartał lub na bieżąco jeśli wynik analizy wymaga natychmiastowej interwencji |
Proces sprzedaży - podsumowanie
Proces sprzedaży się zakończył i trzymam kciuki, że rozpoczął się nowy.
Na koniec kilka słów wyjaśnienia.
Zbudowanie całego procesu i wszystkich jego elementów wymaga pracy i doświadczenia. Można wszystko budować samemu, choć można zlecić zbudowanie całości komuś z zewnątrz, na przykład komuś takiemu jak ja. Po co wyważać otwarte drzwi, skoro ktoś to już kiedyś zrobił.
Ale nie myśl, że nawet jak komuś zapłacisz to dostaniesz działającego gotowca. To co dostaniesz to... szkielet wraz z kompletem dokumentów i wszystkimi niezbędnymi schematami, szkieletami, szablonami, nawet rekomendację systemu CRM. I od tego momentu zacznie się dopracowywanie modelu według wszystkich etapów procesu sprzedaży tak, aby mniej więcej po roku mieć sprawdzony, dobrze działający i piekielnie skuteczny system.
Całość wygląda skomplikowanie? Faktycznie tak jest. Ale niech cięto nie przeraża. Opisałem w tym artykule najszersze możliwe wdrożenie procesu sprzedaży. W Twoim przypadku zapewne będzie ono nieco prostsze. I zazwyczaj przy opracowywaniu modelu końcowego działamy małymi krokami wdrażając najpierw początkowe etapy i dopiero po ich funkcjonowaniu przechodząc do następnych, bo przecież zespół sprzedażowy musi pracować nad bieżącymi zleceniami. No i nie chcemy dodatkowo powiększać niechęci do zmiany, bo dobrze wiemy, że handlowcy na standaryzację procesu sprzedaży reagują alergicznie.